Wie mietet man ein Büro ohne Unannehmlichkeiten?

Will ein Unternehmer ein Büro mieten, ohne später Unannehmlichkeiten zu haben, sollte er mit Bedacht und Sorgfalt an die Sache herangehen. Denn es spielen viele Faktoren eine Rolle, wenn der Unternehmer und seine Mitarbeiter sich in den Räumlichkeiten auch wohl fühlen wollen. Denn nur dann ist ein entspanntes und produktives Arbeiten möglich. Dabei sind insbesondere folgende Kriterien wichtig:

Auf die Lage kommt es an

Zu den wichtigsten Auswahlkriterien für die Gewerberäume zählt die Lage. Die Räumlichkeiten sollten so gelegen sein, dass eine gute Verkehrsanbindung gewährleistet ist. Schließlich sollen nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden das Unternehmen schnell und problemlos erreichen können. Allerdings müssen die Unternehmen bedenken, dass Büros, die in der Stadt oder stadtnah liegen, oft wesentlich mehr kosten als Räume in einem Randbezirk oder in einem Industriegebiet.

Ob sich die zentrale Lage, die entsprechend mehr kostet, auch wirklich lohnt, hängt stark von der jeweiligen Branche und der jeweiligen Zielgruppe ab. Schließlich bringt es nicht allzu viel, wenn die Miete billig ist, dafür aber lange Anfahrtswege in Kauf genommen werden müssen. Bei einem großen Kundenverkehr empfiehlt sich somit eine Lage in Zentrumsnähe., andernfalls eher außerhalb. Zudem sollten sich die Unternehmer darüber informieren, in welchem Ruf der jeweilige Stadtteil steht. Denn mietet er ein Büro in einem sogenannten Glasscherbenviertel an, wirkt sich das alles andere als positiv auf das Image des Unternehmens aus.

Steht genügend Platz zur Verfügung?

Nicht minder wichtig ist die Frage, wie groß das Büro ist. Die Größe hängt dabei nicht nur vom eventuell vorhandenen Maschinenpark ab, sondern auch von der Zahl der Mitarbeiter. Schließlich verbringt die Belegschaft einen Großteil des Tages an ihrem Arbeitsplatz, weshalb sich die Mitarbeiter dort auch wohlfühlen sollten. Müssesn die Mitarbeiter in kleinen und beengten Räumen arbeiten, sorgt das nur für unnötigen Stress und eine entsprechend schlechte Leistung.

Wie groß das Büro sein sollte, lässt sich anhand einer Faustregel relativ einfach ausrechnen: Soll das Büro einen Arbeitsplatz für einen bis zwei Mitarbeitern darstellen, geht man von acht Quadratmetern pro Arbeitnehmer aus. In größeren Büros mit drei oder mehr Mitarbeitern sollte der Unternehmer von zehn Quadratmetern pro Person ausgehen. Darüber hinaus müssen gegebenenfalls auch Aufenthaltsräume, Besprechungsräume, Lagerflächen, Serverräume oder eine Küche mit einkalkuliert werden.

Wie viel kostet das Büro?

Auch die zu erwartenden Mietkosten sollten bei der Wahl der passenden Räumlichkeiten berücksichtigt werden. Denn die Preisunterschiede sind enorm und hängen nicht nur von der Größe, sondern auch von der Ausstattung und der Lage der Räume ab. Berücksichtigen muss der Unternehmer bei der Kostenrechnung auch die zu erwartenden Nebenkosten für Heizung, Strom, Wasser und Kommunikation. Keinesfalls vergessen darf der Unternehmer außerdem, die Gewerbesteuer in seine Kostenrechnung einzubeziehen. Denn da es sich hierbei um eine kommunale Steuer handelt, gelten von Kommune zu Kommune höchst unterschiedliche Steuersätze. Dieser Kostenpunkt darf also keinesfalls unterschätzt werden, soll das Unternehmen nicht in eine finanzielle Schieflage geraten.

Die Ausstattung: zeitgemäß

Die Ausstattung des Büros sollte nicht nur funktional sein, sondern auch modern und möglichst energiesparend. Letzteres schont nämlich nicht nur den Geldbeutel der Unternehmer, sondern auch die Umwelt. Wichtig bei büroräume mieten ist dabei vor allem die vorhandene technische Infrastruktur. Besonders wichtig ist, dass die Telefon- und Internetverbindungen leistungsstark und vor allem störungsfrei sind. Nicht zu vergessen ist dabei auch die Frage, ob ausreichend Steckdosen vorhanden sind und wie gut der Handyempfang ist.

Des weiteren sollten Küche und Sanitärräume gepflegt und modern sein. Und auch die Fenster und die Böden sollten in einem einwandfreien Zustand sein. Denn das spart nicht nur Energiekosten, sondern macht auch auf die Kunden einen guten Eindruck.

Damit die Mitarbeiter in einem angenehmen Raumklima arbeiten können, sollten ausreichend Heizkörper vorhanden und die Wände gut isoliert sein. Ferner sollte das Gebäude mit einer modernen Heiztechnik ausgestattet sein. Ob dies der Fall ist, lässt sich anhand der Verbrauchswerte aus der Objektbeschreibung ersehen.

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Besonderheiten im Mietrecht

Anders als bei einem privaten Mietvertrag gilt das gesetzliche Mietrecht nicht für Gewerbemietverträge. Das heißt: Diese können komplett frei gestaltet werden, weshalb der Unternehmer den Mietvertrag genauestens prüfen sollte, bevor er ihn unterschreibt. Dabei sollte er vor allem auf die individuell festgelegten Vereinbarungen achten. Dazu gehören neben der Kündigungsfrist auch die Mindestvertragslaufzeit und die Nebenkostenpauschale. Darüber hinaus sollte er darauf achten, ob es eine Option zur Verlängerung gibt und ob er die Räume untervermieten darf.

Und auch den Konkurrenzschutz sollte der Unternehmer beachten: Er kann den Vermieter bitten, eine Klausel aufzunehmen, dass dieser nicht an konkurrierende Unternehmen in unmittelbarer Nähe des eigenen Betriebs vermieten darf. Der Vermieter wird in aller Regel darauf eingehen, weil es nicht in seinem Interesse liegt, wenn sich zwei Unternehmen in Räumen, die ihm gehören, einen unerbitterlichen Konkurrenzkampf liefern.